[其它杂谈]礼仪知识  文书礼仪要礼貌周到、有理有节 [第27页]

    文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内，及时准确的礼貌文书，可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪，对个人而言，这体现了其基本的文化素质。因此，无论从事什么职业，都应该了解文书礼仪，在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。

    职业文书翔实准确

    文书礼仪包括范围相当广泛， 在工作过程中单位与单位、个人与个人、个人与单位都有可能形成一定的书信关系，比如邀请函、传真等，在撰写时应当力求准确、适当地表达出礼仪上的要求，根据不同的时机和对象，把文书写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式。

    全称体现礼貌

    职业文书类型广泛，包括贺函、贺电；感谢信、感谢电和感谢公告；邀请函、邀请电和复件；国书、全权证书、授权证书、委任书等，还包括一些事项通知。

    需要特别指出的是，职业礼仪文书应注意在文字中的名字、名称，在第一次出现时都应使用全称。比如文电中的外国国名，如习惯用简称，可使用正式简称。某些特殊国家，不可使用简称。文中的单位名称，第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名要用全称。

    称谓表现尊重

    在文书中对对方在社会中的职务、职称、地位的称呼，称为公职位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，就需要选择一个适当的称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师，现在当了局长，而寄信人的书信重点是叙师生情谊，那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。

　　文书礼体现尊敬谦虚

    科技文明日新月异，人际间的交往沟通变得越发快捷。但越是如此，书信在现代生活中越显得礼数周到，亲笔信就体现着对对方的尊敬有加。

    古人曾在书信中表现出“自谦而敬人”的美德。清华大学历史系彭林教授在谈到书信礼时，曾提到书信中的敬称称呼是向对方表明尊重，一般用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。像夫人一词，是专用来称对方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但称呼自己的妻子为我夫人就不合适了。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。

    书信礼更多的是一种礼仪规范，但所折射的却是中华民族几千年来尊敬谦虚的传统美德。现代人写信的机会越来越少，大多数人都已经习惯使用Ｅ－ｍａｉｌ，但其实一些基本的原则，比如书信的结构敬语称呼等还是应该和传统书信一样。

　　礼仪扼要:

    电子邮件写作礼仪

    (1)要小心写在Ｅ－ｍａｉｌ里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定Ｅ－ｍａｉｌ也可以作为法律证据。所以发Ｅ－ｍａｉｌ时要小心，如果对公司不利，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。

    (2) 邮件讯息不要太冗长。这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。

    (3) 不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上反而会令对方感觉不太好。

    (4) 发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。

　　传真接收发送礼仪

    (1) 需要发送或接收传真时，如果需要人工呼叫，在接听电话时口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司名称和部门名称。交流时语气要热诚、口音清晰、语速平缓。电话语言要准确、简洁、得体。音调要适中，说话的态度要自然。

    (2)发送传真时应仔细查阅相关资料，传真应当包括联系信息、日期和页数，应尽量写清接收人的全名。（北京晨报）