[其它杂谈]礼仪知识  公务员礼仪修养之语言礼仪规范4 [第357页]

    （二）收文程序

    收到公文后，基层公务员一定要按程序对其进行处理。

    1.登记。各级行政机关在收到公文后，务必要对所收公文进行登记。各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记。登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等。收文登记时字迹要清晰工整，平件、密件要明确区分，急缓程度要严格分清。登记的基本要求是准确、详实。

    2.拟办、批办。拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议，供领导参考。拟办意见应简明扼要，并可随同附上与来文有关的材料，交领导参看。

    批办即机关领导对需要办理的公文进行批示，提出执行、办理的原则与方法，并签署姓名与日期。批办要及时、迅速，批示的意见要明确、具体。

    3.承办。承办即基层公务员根据领导批示意见，对公文的具体执行办理。承办时应当统筹规划、妥善安排。要分清来文的主次缓急，有步骤有计划地办理，优先办理重要的公文。一般而言，特急件应随收随办，当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限，不得拖延；其他一般公文也应尽快办理。

    4.催办。催办即对公文办理的督促与检查，主要是指在收到公文后，对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查。各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度，以落实催办工作。

    信函礼仪

    信函，是书信的正式称呼。在人际交往中，信函是一种应用极为广泛的书面交流形式。对于广大基层公务员而言，信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色。因此，每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范。

    尽管公务信函和私人信函都属于信函的一种，但由于适用范围和使用目的大相径庭，两者在书写和办理上存在很多不同之处。本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述，并举例说明特殊公务信函的书写方法。

    一、内容与格式

    信函的最大功效和目的在于传递信息，因此其内容必须完整无缺，其表述必须准确清楚，如果信函的内容不够完整，表述不够规范，甚至词不达意，就难以准确有效地传递信息，进而延误公务的开展，而且耗费读信者不必要的时间和精力。

    而要使信函的内容完整无缺，表述准确清楚，关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式。信函的格式如同信函的骨架，贯穿信函始末，支撑起所有的内容。没有完整而准确的信函格式，信函就像是散了架的机器，没有任何功效和意义。

    公务信函的格式与私人信函大致相同。具体而言，可分为笺文格式和封文格式两方面。

    （一）笺文格式

    笺文，即写于信笺上的书信内容。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。

    1.抬头。它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。基层公务员在书写公务信函的抬头时，通常适用的称呼有如下几类：一是以姓氏加上称谓词作称呼，例如“黄先生”、“耿同志”等，这类称呼显得较为自然；二是以姓氏加上职衔作为称呼，例如“赵科长”、“林主任”等，这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；三是以字号相称，文人雅士多有字号，平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法。

    称呼之前，可加一些适当的形容词，如“尊敬的”、“敬爱的”等；称呼之后亦可加一些适当的提称词。提称词多用于以书面语言写成的信函中。使用提称词应注意使之与称谓配合使用。例如对尊长应用“尊鉴”，对平辈应用“惠鉴”，对晚辈应用“青鉴”，对女性应用“涉鉴”，等等。

    2.启词。启词是正文之前的开场白。既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写，一般应单独成段。

    公务信函的启词应力求篇幅简短，不可过于啰嗦。采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句，而不必单独成段。

    3.正文。正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。为方便阅读，正文可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。

    正文虽是公务信函的“主心骨”，但亦应力求简明扼要，以简单的语言说全、说清书信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长，甚至词不达意、文不对题。

    正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求；语言的优雅则不仅体现着一个人的修养，而且也体现着对交往对象的尊重。如果语言过于粗俗、枯燥，不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损，而且还会被怀疑不尊重对方。

    4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容。一是应酬语，即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句。应酬语应当简洁而自然。有时亦可同时再用一些敬语，以示谦恭，如“草此”、“肃此”、“敬此”等。二是问候祝福语，即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候。如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等。书写时应字斟句酌，具体对象具体对待。

    祝词的书写格式要求较严。如果祝词较多，可单独成行，空两格后书写。也可将祝词分成两部分书写，其法有二：一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行，前空四格，而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写；二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后，不另行书写，则将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写。

    5.落款。落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意，则应另起一行书写，或直接写于署名之后。

    一般而言，日期应具体到年月日，有时可只写月日。日期可写于署名之后，只空一格；亦可另起一行，写于署名的正下方。

    6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。

    附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。附言力求简洁，无需另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言，令人眼花缭乱而不知所云。